DATENSCHUTZERKLÄRUNG EventCOS GmbH
EINLEITUNG UND BEGRIFFE
1. EINLEITUNG
Im Rahmen des Einstellungsprozesses und/oder während des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen.
Diese werden von uns vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) – verarbeitet. Mit unseren Datenschutzhinweisen wollen wir Sie informieren, welche personenbezogenen Daten
wir von Ihnen erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verwenden und gegebenenfalls wem wir sie offenlegen.
Darüber hinaus werden wir Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.
2. BEGRIFFE
„PERSONENBEZOGENE DATEN“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
Angaben einer identifizierten Person können z.B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten,
bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen
kombiniert und so erfährt, um wen es sich handelt. Eine Person wird z.B. über die Angabe ihrer Anschrift oder Bankverbindung,
ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen,
die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen.
Unter einer „VERARBEITUNG“ versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft
insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung,
das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung,
den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
VERANTWORTLICHES UNTERNEHMEN UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
VERANTWORTLICHER
EventCOS GmbH
In de Musen 14c
25474 Bönningstedt
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:
Unternehmen: Reinher Karl / HABEWI GmbH & Co. KG
Anschrift: Palmaille 96, 22767 Hamburg
Telefon: 040/ 460 089 66
Fax: 040/ 460 089 77
E-Mail: datenschutz@habewi.de
VERARBEITUNGSRAHMEN
VERARBEITUNG VON ARBEITNEHMERDATEN
Beschreibung der Verarbeitung
Bei Ihrer Einstellung und/oder während des Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen.
Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören, je nachdem, ob diese im Rahmen einer möglichen Begründung (Bewerbungsphase),
Durchführung oder Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses oder im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung erhoben werden, insbesondere
Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift,
(Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten, sowie weitere Daten aus dem
Beschäftigungsverhältnis (z.B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Qualifikationsdaten-Daten, ggf. Vorstrafen,
Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer).
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen. Ihre personenbezogenen Daten werden in
der Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten
Konstellationen werden Ihre personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften auch bei anderen Stellen verarbeitet. Dazu
gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über
Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten auch von Dritten (z.B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Zweck
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses und zur Erfüllung unserer vertraglichen, vorvertraglichen
und gesetzlichen Pflichten.
Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit
§ 26 Abs. 1 BDSG zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
Daneben können Rechtsgrundlage Kollektivvereinbarungen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO
in Verbindung mit § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 7 DSGVO in Verbindung
mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG sein.
Um die rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können, erfolgt
die Datenverarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO werden Ihre Daten verarbeitet, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder
von Dritten erforderlich ist, z.B. zur Aufklärung von Straftaten gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Werden besondere Kategorien von
personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet, ist dies nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG
erforderlich, damit wir oder Sie die uns bzw. Ihnen aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes
erwachsenen Rechte ausüben und unseren bzw. Ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen können. Des Weiteren kann die Verarbeitung von
Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Art. 9 Abs. 2 h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich
sein. Daneben kann ggf. Ihre gesonderte Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 2 lit.
a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG als Rechtsgrundlage herangezogen werden.
Speicherdauer
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind,
es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. Die Speicherfristen betragen
danach bis zu zehn Jahre. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls nicht gelöscht für die Zeit, in der Ansprüche
gegen uns geltend gemacht werden können. In diesem Zusammenhang haben wir nach Maßgabe der jeweilig geltenden Verjährungsfristen in
Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ein Aufbewahrungsrecht.
Empfänger Ihrer Daten, Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung in Drittstaaten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und
gesetzlichen Pflichten benötigen. Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten setzen wir zum Teil
Dienstleister ein, z.B. für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister im Rahmen
von Auftragsverarbeitungen (z.B. externes Papierentsorgungsunternehmen).
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung
der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z.B. sein:
• Behörden (z.B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte);
• Ihre Bank;
• Annahmestellen der Krankenkassen;
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können;
• Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können;
• Drittschuldnererklärungen an Gläubiger im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen;
• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet grundsätzlich nicht statt und ist auch nicht geplant.
IHRE RECHTE
5. BETROFFENENRECHTE
Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unser Unternehmen stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:
5.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies
der Fall, steht Ihnen unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und
auf die in Art. 15 DSGVO aufgeführten weiteren Informationen zu.
5.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die
Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
5.3 Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer
der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr
benötigt werden.
5.4 Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen
gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die Datenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt,
die uns die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.
5.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.
5.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf
gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt mit anderen Worten für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der
Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.
5.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO)
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat ihres
Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.
5.8 Verbot automatisierter Entscheidungen/ Profiling (Art. 22 DSGVO
Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine
automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich eines Profiling – gestützt werden. Wir teilen Ihnen mit, dass wir
im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling einsetzen.
5.9 Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen)
verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt
jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre
personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre
Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das
Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.
Stand 01.07.2019